Para começar, é importante definirmos o que é um processo. Podemos considerar, em linhas gerais, que um processo é o conjunto de atividades realizadas para alcançar um determinado objetivo. Assim, processos existem em todas as empresas, indústrias, comércios e para todas as áreas, em níveis e complexidades diferentes.

O mapeamento de processos consiste no detalhamento das atividades envolvidas em um determinado processo. É um desenho que estabelece de forma clara como um processo se inicia, quais são suas etapas de realização e determina quando ele termina.

E para que serve o mapeamento de processos?

Imagine que você é o Gerente Geral de uma planta industrial e deve acompanhar a fabricação de um determinado produto. Para que você possa avaliar se a produção está indo bem, você tem que verificar todas as etapas e, ao perceber qualquer problema, pode trabalhar em sua correção, garantindo que o produto final esteja de acordo com o esperado.

Mapear um processo é exatamente isso. Ao desenhar todas as etapas de um processo, você terá uma visão holística sobre ele, o que lhe permitirá entende-lo melhor e verificar se todas as suas etapas estão funcionando corretamente para que o resultado esperado seja alcançado.

Como posso fazer o mapeamento de um processo em minha empresa?

O segredo para desenhar qualquer processo é captar corretamente a informação e a melhor forma de fazer isso é conversar diretamente com os profissionais que realizam cada atividade, perguntando detalhadamente suas atividades.

Ao obter as informações, desenhe o processo em uma folha em branco, colocando cada atividade e seu responsável em um quadradinho. Com uma seta, ligue as atividades, incluindo todos os caminhos possíveis, por exemplo, em um processo de vendas, o cliente pode aceitar ou recusar uma proposta.

Neste caso, o desenho ficaria assim:

O processo pode ser montado em sistemas específicos para isso, mas é possível desenhá-lo em um slide do PowerPoint, uma página do Word ou em qualquer software de imagem como Paint Brush.

O mais importante é que, ao final, você ou qualquer outra pessoa, mesmo que não esteja envolvida diretamente, consiga olhar o processo e entende-lo.

Alguns exemplos de processos:

Processo de Abertura de Vagas – RH

Processo de Compras

Faça um teste em sua empresa, experimente desenhar um processo simples e veja como ele fica mais claro e se torna mais fácil promover melhorias. Ficou com dúvida? Entre em contato com o Guia. Preencha o formulário ao lado e envie-nos sua pergunta.

—–

Créditos: Imagens by pixabay